Los expertos consideran que el reto de la gestión documental es conseguir ser accesible

Congreso Comparting 2018Los documentos del futuro estarán preparados para ser accesibles a todos y para adaptarse a cualquier formato. Esta es una de las principales conclusiones del congreso Comparting 2018 celebrado en Alemania y que ha reunido a más de 400 especialistas internacionales en gestión documental.

LCV. Alicante / 10 de diciembre de 2018

"La gestión de los documentos debe ser más cómoda" en opinión de Harald Grumser, fundador y CEO de Compart, un concepto que desempeñó un papel clave en las tendencias actuales de las comunicaciones corporativas con los clientes. Temas como la automatización de los procesos, salida y entrada omnicanal y la accesibilidad, -sólo por nombrar algunos-, también protagonizaron la agenda de Comparting 2018, celebrado en el Palacio de Congresos de Böblingen.

Uno de los grandes temas actuales que se trató fue el que hace referencia a las “comunicaciones sin barreras”. Según Grumser, “un ciego que no puede leer su póliza de seguro, podría presentar una queja ante la aseguradora ya que no puede ser excluido de dicha información”. Pero el tema de la accesibilidad tiene una dimensión mayor y va más allá del aspecto de inclusión, explicó el CEO de Compart. "La Inteligencia Artificial aún necesita de ojos y oídos." Es decir, si los documentos de cualquier tipo y forma deben ser clasificados, analizados y ser respondidos por máquinas, como por ejemplo un informe de reclamación de seguro, deben estar estructurados de forma diferente al procesamiento manual. Es por eso que a las empresas se les recomienda alinear la producción de sus documentos consecuentemente. " Se trata de un gran tema que tendrá lugar en un futuro próximo", señaló Grumser.

Cloud computing

El cloud computing fue de los protagonistas de la agenda del congreso, una temática que está impulsada actualmente por el Reglamento de Protección de Datos de la UE - GDPR, en vigor desde el pasado mes de mayo-.

El hecho es que GDPR despeja el camino a las soluciones cloud también en documentos y en su gestión de salida. Cada vez más empresas están haciendo frente a sus cargas máxima de volumen con la ayuda de la nube y " es por eso que en este momento tenemos el requisito de hacer que nuestras soluciones sean siempre compatibles con la nube", resaltó Harald Grumser.
Según el CEO de Compart la nube requiere un replanteamiento del sector IT. De forma genérica, se trata del hecho de que las empresas no compran cada vez más software, sino que solo quieren pagar por el grado de uso.

Innovación

Harald Grumser, en su ponencia "¿Acabará lo consolidado con la innovación o viceversa?" reclamó que las empresas en general deberían ser más valientes y que los responsables políticos deberían crear mejores condiciones marco. Según indicó, "la innovación está en mente de todos." Las nuevas ideas tienen más que ver con la actitud que con el presupuesto disponible, según Grumser.

Muchas compañías retrasan innecesariamente la modernización y, a menudo, adoptan una actitud de “esperar y ver qué pasa”. Grumser advirtió contra las grandes tendencias que se quedan dormidas. Kodak y Nokia, una vez líderes del mercado y hoy en día solo la sombra de ellos mismos, son probablemente los ejemplos más representativos en pérdida de tendencias.
Por otro lado, no toda la supuesta innovación resulta sostenible, resaltó Harald Grumser. Por lo tanto, uno no debe saltar demasiado rápido en cada nuevo movimiento. "La innovación no debería acabar con lo consolidado, ambos tienen derecho a existir," concluyó Grumser.

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